Allgemeine Geschäftsbedingungen
LENNIGER Strategieberatung | sinnvoll zusammen wirken GmbH
1 Anwendungsbereich und Geltung
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln das Vertragsverhältnis zwischen der LENNIGER Strategieberatung, nachfolgend „Beratungsfirma“ genannt, und ihren Auftraggebern, nachfolgend „Klienten*“ genannt, bezüglich aller Beratungs-, Entwicklungs-, Schulungs- und Organisationsdienstleistungen, sowie aller weiteren von der Beratungsfirma erbrachten Dienste und Lieferungen.
1.2 Sie gelten insbesondere für Verträge über die Erbringung von Beratungsdienstleistungen, die Entwicklung und Implementierung von Strategiekonzepten, die Durchführung von Schulungsmaßnahmen sowie für die Unterstützung bei organisatorischen Entwicklungsprozessen, unabhängig davon, ob diese Leistungen in physischen Räumen des Klienten, in Räumen der Beratungsfirma oder in virtuellen Umgebungen (z.B. via Online-Plattformen) stattfinden. Im Zentrum alle Aktivitäten steht der Mensch, deshalb ist die anzusprechende Zielgruppe (Stakeholder) stets die Basis aller Maßnahmen.
1.3 Abweichungen von diesen AGB sind nur dann gültig, wenn sie schriftlich zwischen der Beratungsfirma und dem Klienten vereinbart wurden. Dies gilt auch für die Abbedingung des Schriftformerfordernisses selbst.
1.4 Die Beratungsfirma behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit zu ändern oder zu ergänzen. Die geänderten Bedingungen werden dem Klienten schriftlich mitgeteilt und gelten als angenommen, wenn der Klient nicht binnen zwei Wochen nach Zugang der Mitteilung schriftlich widerspricht.
1.5 Sollte der Klient eigene Geschäftsbedingungen verwenden, die von diesen AGB abweichen, widersprechen oder ergänzende Regelungen enthalten, so werden diese nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als die Beratungsfirma ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
1.6 Diese AGB gelten auch für zukünftige Geschäftsbeziehungen mit dem Klienten, ohne dass es einer erneuten ausdrücklichen Einbeziehung bedarf, sofern die AGB in einer früheren Version vereinbart wurden.
2 Vertragsgegenstand und Leistungserbringung
2.1 Leistungsumfang: Die Beratungsfirma verpflichtet sich, die ihr übertragenen Aufträge mit größter Sorgfalt und gemäß den höchsten berufsethischen, sicherheitsauflagen, technischen, sozialen und methodischen Standards und im Sinne der Compliance des Klienten auszuführen. Der Umfang der Dienstleistung umfasst, aber ist nicht beschränkt auf, Beratung, Entwicklung, Schulung und Organisationsunterstützung entsprechend der individuellen Aufgabenstellung, des Lösungskonzepts und der strategischen Umsetzungsplanung.
2.2 Qualifikation der Experten: Die zur Auftragserfüllung eingesetzten Mitarbeiter* (nachfolgend „Experten“) der Beratungsfirma werden aufgrund ihrer fachlichen Qualifikation und ihrer Eignung für die spezifischen Anforderungen des Klienten* ausgewählt. Die Auswahl erfolgt in enger Abstimmung mit dem Klienten*, um ein Höchstmaß an Zufriedenheit und Ergebnisqualität zu gewährleisten.
2.3 Zeitrahmen und Erwartungsmanagement: Die Leistungen werden innerhalb des mit dem Klienten* vereinbarten Zeitrahmens erbracht. Verlängerungen oder Anpassungen des Zeitplans bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und werden unter Berücksichtigung des Erwartungsmanagements und der Projektziele vorgenommen.
2.4 Flexibilität der Experten*auswahl: Die Beratungsfirma behält sich das Recht vor, die eingesetzten Experten* auch während der Laufzeit eines Auftrags oder Projekts in Absprache mit dem Klienten* auszutauschen, um den Projektanforderungen gerecht zu werden und die Qualität der Dienstleistung zu optimieren.
2.5 Einsatz Dritter: Zur optimalen Vertragserfüllung ist die Beratungsfirma berechtigt, externe Dienstleister* und sachkundige Dritte, wie beispielsweise Spezialisten*, Druckereien, Kurierdienste, Film- und Kamerateams, Grafikdesigner* und IT-Spezialisten*, hinzuzuziehen. Dabei gewährleistet die Beratungsfirma, dass diese Dritten den gleichen hohen Qualitäts- und Vertraulichkeitsstandards genügen, wie sie für die Beratungsfirma selbst gelten.
3 Umfang der Leistung und Zusammenarbeit
3.1 Leistungsspezifikation: Die Beratungsfirma und der Klient* erarbeiten gemeinsam ein umfassendes Konzept, das die Aufgabenspezifikationen und den Zeitplan für das Projekt beinhaltet. Diese Dokumente dienen nach ihrer schriftlichen Genehmigung durch den Klienten* als verbindliche Grundlage für die Projektumsetzung.
3.2 Dokumentation, Abnahme und agiles Projektmanagement: Im Sinne des agilen Projektmanagements und speziell des Scrum-Frameworks wird jede Phase der Projektarbeit präzise dokumentiert und zur Bewertung sowie Abnahme an den Klienten* übergeben. Dies umfasst nicht nur regelmäßige Statusberichte und Abschlussdokumentationen jeder Iteration, sondern auch ein fortlaufendes qualitatives und quantitatives Monitoring. Integraler Bestandteil dieses Prozesses sind regelmäßig stattfindende Retrospektiven, die dazu dienen, die angewandten Maßnahmen kontinuierlich zu evaluieren und anzupassen, um die Methodik im Sinne der agilen Prinzipien stetig zu verbessern. Die aktive Teilnahme des Klienten* bzw. dessen bestimmten Vertretern* an diesen Retrospektiven ist erwünscht, um Transparenz zu fördern und ein gemeinsames Verständnis für die Erreichung der Projektziele sicherzustellen. Abschließend wird die finale Projektabnahme durchgeführt, bei welcher der Klient* in die neugestaltete Prozesslandschaft eingewiesen wird, um eine nahtlose Übergabe und nachhaltige Nutzung der Projektergebnisse zu gewährleisten. Ziel aller Maßnahmen der Beraterfirma ist die optimierte, autarke Handlungsfähigkeit des Klienten*.
3.3 Änderungsmanagement (Change Management) und OKR-Methode: Die Beratungsfirma verfolgt einen strukturierten Ansatz im Änderungsmanagement, um sicherzustellen, dass alle Modifikationen oder Ergänzungen des vereinbarten Leistungsumfangs, die über den ursprünglichen Projektumfang hinausgehen, systematisch erfasst, bewertet und umgesetzt werden. Jede signifikante Änderung erfordert eine schriftliche Zusatzvereinbarung, die in Zusammenarbeit zwischen der Beratungsfirma und dem Klienten* erstellt wird. Dabei kommt die Methodik der „Objectives and Key Results“ (OKR) zum Einsatz, welche dazu dient, Ziele klar zu definieren und messbare Schlüsselergebnisse zu identifizieren, die den Erfolg des Projekts fördern. Dieses Vorgehen gewährleistet, dass Veränderungen im Projekt nicht nur reaktiv, sondern proaktiv im Sinne der übergeordneten strategischen Ziele des Klienten* gehandhabt werden. Anpassungen, die aus einer dynamischen Projektlandschaft oder aus neuen Bedürfnissen des Klienten* entstehen, werden im Rahmen des OKR-Prozesses in den Projektfluss integriert, um eine kontinuierliche Ausrichtung und einen klaren Fokus zu behalten.
3.5 Einsatz von Werkzeugen und Technologien: Die Beratungsfirma integriert und nutzt gezielt fortschrittliche und zweckmäßige Applikationen und Tools, um die Projektmanagementprozesse, die Prozessgestaltung und die Medienproduktion zu optimieren. Die Palette der eingesetzten Technologien beinhaltet:
Projektmanagement- und Kollaborationsplattformen: JIRA für die agile Projektabwicklung und das Issue-Tracking, sowie Confluence als zentrales Wissensmanagement- und Dokumentationswerkzeug, ebenso BigCloud für die Planung und Visualisierung von Prozessen. Alle dienen der Verbesserung der Kommunikation und der Arbeitsabläufe innerhalb des Teams und mit dem Klienten*
Cloud-Computing-Dienste: Big Cloud-Lösungen werden zur Datenverarbeitung und -speicherung verwendet, um die Skalierbarkeit und Flexibilität der Projekte zu unterstützen und gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards zu gewährleisten.
Kreative Entwicklung und Design: Die Adobe Creative Suite ist das Werkzeug der Wahl für kreative Designaufgaben und die Produktion von Medieninhalten, während CELTX und Final Draft speziell für die Drehbuchentwicklung und die Vorproduktionsplanung im Bereich der Videoproduktion eingesetzt werden.
Interaktive Zusammenarbeit: Miro wird für interaktive Brainstorming- und Strategie-Workshops verwendet, um kollaborative und visuelle Elemente in den Planungsprozess zu integrieren.
Office-Automatisierung und Dokumentation: Office 365 bildet die Grundlage für die tägliche Arbeit, einschließlich E-Mail-Kommunikation, Erstellung von Präsentationen und Dokumenten sowie Datenanalyse.
Slido: Slido ist ein interaktives Tool zur Einholung von Echtzeit-Feedback, das es Teilnehmern* ermöglicht, Fragen zu stellen, an Umfragen teilzunehmen und ihre Meinungen während Veranstaltungen oder Meetings einfach und anonym zu äußern.
Die Nutzung dieser spezialisierten Anwendungen erleichtert nicht nur die effiziente und effektive Umsetzung der Projektanforderungen, sondern fördert auch die Transparenz und das Engagement des Klienten* durch den gemeinsamen Zugriff auf aktuelle Projektdaten und -fortschritte. Der Einsatz aller Werkzeuge und Technologien wird stets in Einklang mit den Datenschutzbestimmungen und unter Berücksichtigung der spezifischen IT-Sicherheitsanforderungen des Klienten* durchgeführt.
3.6 Datenhandling & zentraler Zugang: Der Klient* sorgt für einen schnellen, zentralen Zugang zu, für die Aufgabenbewältigung wichtigen und benötigten Ressourcen/ Daten des Klienten, sowie eine, für den Projektaufwand nötige Datenkapazität und die, nach aktuellem IT-Stand notwendigen Sicherheitsverfahren und Back-Ups.
3.7 Priorisierung von Inhouse-Ressourcen und umfassenden Dienstleistungen: Die Beratungsfirma setzt auf eine breite Palette eigener Dienstleistungen, um die vorhandenen internen Ressourcen und Fähigkeiten des Klienten* bestmöglich einzusetzen. Dies beinhaltet die Bereitstellung von Expertise in Bereichen wie Branding, Corporate Communication, Corporate Culture, das Erstellen von Konzepten und Reingrafiken, Storytelling, die Ausarbeitung von Drehbüchern und Shot-Lists, die Durchführung von Medienproduktion und deren Begleitung, die Planung und Realisierung von Live-Events, Öffentlichkeitsarbeit und Krisenkommunikation, die Entwicklung von Formaten sowie die Gestaltung und Leitung von Workshops. In enger Absprache mit dem Klienten* werden diese umfangreichen Leistungen priorisiert, um das Projekt effektiv voranzutreiben und eine kosteneffiziente sowie zeitoptimierte Umsetzung zu gewährleisten. Dadurch minimiert die Beratungsfirma den Bedarf an externen Dienstleistungen und stärkt die interne Wertschöpfung des Klienten*.
3.8 Nutzungsrechte an Entwicklungen und Nutzungsarten: Die Beratungsfirma gestaltet individuelle Lösungen und Innovationen und räumt dem Klienten* dabei standardmäßig ein Nutzungsrecht ein, das eine räumlich unbegrenzte, aber zeitlich begrenzte Nutzung dieser Entwicklungen erlaubt. Innerhalb der Nutzungsrechte differenzieren wir zwischen:
- Einfacher Nutzung: Hierbei darf der Klient* den Entwurf nutzen, während die Beratungsfirma das Recht behält, dieselben Nutzungsrechte auch anderen Personen einzuräumen.
- Ausschließlicher Nutzung: In diesem Fall ist der Klient* die einzige Partei, die zur Nutzung berechtigt ist, und die Beratungsfirma verzichtet darauf, diese Rechte Dritten zu gewähren.
III. Nutzungsumfang: Die spezifische Vereinbarung über den Umfang der Nutzung orientiert sich an der Nutzungsart und -intensität, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Verwendung in Printmedien, Sendungen, im Internet etc., sowie an quantitativen Faktoren wie der Auflagenhöhe.
Ausschließliches Nutzungsrecht und Buy-out: Ein Buy-out, bei dem gegen eine pauschale Vergütung ein vorher definiertes Nutzungsvolumen für eine oder alle Nutzungsarten eingeräumt wird, kann ebenfalls vereinbart werden, um dem Klienten* ein möglichst umfassendes Nutzungsrecht zu gewährleisten.
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Jede Stufe der Nutzungsrechte und die damit verbundenen Bedingungen werden in einem schriftlichen Vertrag zwischen der Beratungsfirma und dem Klienten* festgehalten. Dies stellt sicher, dass die erarbeiteten Lösungen im besten Interesse beider Parteien genutzt und weiterentwickelt werden können.
Auskunftspflicht gemäß UrhG: Gemäß der Neufassung des § 32d UrhG vom 07.06.2021 sind Auftraggeberinnen verpflichtet, Urheberinnen mindestens einmal jährlich Auskunft über den Umfang der Nutzung ihrer Werke zu erteilen.
4 Vertraulichkeitsverpflichtungen und Datenschutz
4.1 Schutz sensibler Informationen: Die Beratungsfirma verpflichtet sich, alle sensiblen und vertraulichen Informationen des Klienten* mit höchster Diskretion zu behandeln. Dies umfasst Geschäftsgeheimnisse, interne Daten und jede Art von Informationen, die als vertraulich eingestuft werden.
4.2 Zustimmung zur Weitergabe: Jegliche Berichte, Dokumente und sonstige schriftliche Ausarbeitungen, die im Rahmen des Auftrags erstellt werden, dürfen ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Klienten* nicht an Dritte weitergegeben oder veröffentlicht werden. Die Beratungsfirma stellt sicher, dass alle Experten* und Mitarbeiter*, der Zugang zu diesen Informationen haben, entsprechende Vertraulichkeitserklärungen unterzeichnen.
4.3 Datenverarbeitung und -schutz: Personenbezogene Daten, die im Zuge der Projektabwicklung verarbeitet werden, unterliegen einem spezifischen Zweck, der vorab definiert und mit dem Klienten* abgestimmt wird. Die Beratungsfirma garantiert, dass sowohl interne als auch externe Datenverarbeitungen in voller Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), erfolgen. Bei der Einbindung von Drittanbietern in die Verarbeitung personenbezogener Daten wird durch entsprechende datenschutzrechtliche Vereinbarungen sichergestellt, dass diese die Datenschutzstandards der Beratungsfirma einhalten.
4.4 Datensicherheit: Die Beratungsfirma implementiert und unterhält fortlaufend angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein hohes Niveau an Datensicherheit zu gewährleisten und den Schutz der Informationen des Klienten* vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu sichern.
Diese Vertraulichkeitsverpflichtungen gelten für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie darüber hinaus für einen nach gesetzlichen Vorgaben oder vertraglich definierten Zeitraum.
5 Mitwirkungspflichten des Klienten*
5.1 Erforderliche betriebliche Voraussetzungen: Der Klient* stellt sicher, dass alle notwendigen betrieblichen Bedingungen gegeben sind, um die Vertragserfüllung durch die Beratungsfirma zu ermöglichen. Dies beinhaltet die Bereitstellung der erforderlichen Infrastruktur, Zugängen und Ressourcen.
5.2 Kontaktperson: Der Klient* benennt eine verantwortliche Kontaktperson, die für die direkte Kommunikation und Koordination mit der Beratungsfirma zuständig ist. Diese Kontaktperson hat die Aufgabe, den Experten* der Beratungsfirma mit allen erforderlichen Informationen und Unterlagen in angemessener Frist zu versorgen und als Bindeglied zwischen dem Klienten* und der Beratungsfirma zu fungieren.
5.3 Informationsbereitstellung und -validierung: Die Kontaktperson des Klienten* gewährleistet die zeitnahe Bereitstellung aller relevanten Informationen und Dokumente, die für die Umsetzung des Projekts erforderlich sind. Auf Anforderung bestätigt der Klient* die Richtigkeit und Vollständigkeit dieser Unterlagen schriftlich.
5.4 Interne Nutzung der Arbeitsergebnisse: Die von der Beratungsfirma erstellten Arbeitsergebnisse sind ausschließlich für den internen Gebrauch des Klienten* bestimmt. Die Beratungsfirma behält alle Urheber- und Markenrechte an den erbrachten Leistungen, soweit nicht im Einzelvertrag anders geregelt.
5.5 Konsequenzen bei Nichterfüllung: Sollte der Klient* die vereinbarten Mitwirkungspflichten nicht oder nicht in vollem Umfang erfüllen, trägt er die Folgen, die sich daraus ergeben, einschließlich möglicher zusätzlicher Kosten.
5.6 Wesentliche Vertragspflichten: Die in diesem Abschnitt aufgeführten Mitwirkungspflichten des Klienten* sind als wesentliche Vertragsbestandteile zu verstehen und sind für den Erfolg der vertraglich vereinbarten Leistungen kritisch.
Zusatzklausel: Für ergänzende Bestimmungen zum Thema Vertraulichkeit, Datenverarbeitung und Urheberrechte siehe ebenfalls die Aussagen in den entsprechenden Abschnitten dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
6 Annahmeverzug und Mitwirkung
6.1 Konsequenzen des Annahmeverzugs: Wenn der Klient* die Dienstleistungen der Beratungsfirma nicht annimmt oder seine Mitwirkungspflichten verzögert, ist die Beratungsfirma berechtigt, die vereinbarte Vergütung zu verlangen. Darüber hinaus steht der Beratungsfirma das Recht zu, den Vertrag ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist zu beenden.
6.2 Haftung bei unzureichender Mitwirkung: Sollte die Mitwirkung des Klienten* unzureichend sein und dadurch die Leistungserbringung beeinträchtigen, übernimmt die Beratungsfirma keine Haftung für daraus resultierende Schäden.
7 Haftungsbegrenzung
7.1 Haftungsobergrenze: Die Haftung der Beratungsfirma für vertragliche Pflichtverletzungen sowie aus Delikt ist auf einen Betrag von 25.000 Euro beschränkt, sofern kein Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit oder eine Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit vorliegt.
8 Höhere Gewalt
8.1 Auswirkungen höherer Gewalt: Im Falle von höherer Gewalt, welche die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen durch die Beratungsfirma wesentlich erschwert oder unmöglich macht, ist die Beratungsfirma berechtigt, die Erfüllung ihrer Pflichten zu verschieben oder den Vertrag, ohne die Verpflichtung zu Schadenersatz oder sonstigen Leistungen außerordentlich zu kündigen.
9 Leistungsstörungen
9.1 Recht auf Nachbesserung: Bei nicht vertragsgemäßer Leistung hat die Beratungsfirma das Recht und die Pflicht zur Nachbesserung, sofern eine Mängelrüge seitens des Klienten* erfolgt.
9.2 Kündigungsrecht des Klienten: Sollte eine Nachbesserung fehlschlagen, steht dem Klienten* das Recht zur außerordentlichen Kündigung zu. Weitergehende Ansprüche gegenüber der Beratungsfirma sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit seitens der Beratungsfirma vor.
10 Verjährung
10.1 Verjährungsfristen: Haftungsansprüche gegen die Beratungsfirma verjähren innerhalb eines Jahres nach dem Zeitpunkt, zu dem der Klient* von dem Anspruch begründenden Umständen Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen, spätestens jedoch innerhalb von fünf Jahren nach der Erbringung der Leistung.
11 Vertragsdauer und Kündigung
11.1 Beendigung des Vertrags: Der Vertrag endet mit Ablauf der vereinbarten Laufzeit oder durch Kündigung, die auf einer schriftlichen Vereinbarung beruht.
12 Loyalitätspflichten
12.1 Verbot der Abwerbung: Zwischen der Beratungsfirma und dem Klienten* besteht eine gegenseitige Verpflichtung zur Loyalität, insbesondere ist die Abwerbung von Experten* untersagt. Bei Zuwiderhandlung ist eine Vertragsstrafe fällig.
13 Vergütung und Zahlungsbedingungen
13.1 Vergütungsvereinbarungen: Die Details zur Vergütung der Leistungen sind im Vertrag spezifiziert. Zusätzliche Kosten wie Reisekosten und Spesen werden separat berechnet und ausgewiesen.
13.2 Gültigkeit der Honorarsätze: Die vereinbarten Honorarsätze sind für die Dauer eines Jahres gültig, sofern keine abweichende Regelung getroffen wird.
13.3 Zahlungsmodalitäten: Alle Rechnungen sind nach Erhalt sofort fällig und binnen zehn Tagen ohne Abzüge zu bezahlen.
14 Dokumentenmanagement
14.1 Aufbewahrung von Dokumenten: Die Beratungsfirma verwahrt alle Dokumente, die im Zuge der Vertragserfüllung erstellt oder übergeben wurden, und stellt diese auf Anforderung nach Erfüllung aller Vertragspflichten dem Klienten* zur Verfügung, ausgenommen davon ist die interne Korrespondenz.
15 Schriftform und Rechtswahl
15.1 Formbedürftigkeit von Änderungen: Jegliche Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Schriftform. Es findet ausschließlich deutsches Recht Anwendung, und als Gerichtsstand wird Lippstadt vereinbart.
16 Salvatorische Klausel
16.1 Fortbestand des Vertrags: Sollten einzelne Bestimmungen des Vertrags unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Es gilt, eine Regelung zu finden, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmungen am nächsten kommt.
17 Ansprechpartner
Für rechtliche Fragen, finanzielle und steuerliche Angelegenheiten sowie versicherungstechnische Fragen stellt die Beratungsfirma dem Klienten* spezialisierte Ansprechpartner zur Verfügung. Die Kontaktdaten werden dem Klienten* auf Anfrage mitgeteilt.
Stand Dez. 2023 | Geseke | Deutschland
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